Contrat de prestations de services

 

~ Conditions Générales de Vente ~

 

Article 1 ~  Champ d’application

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) sont applicables à l’ensemble des prestations conclues avec la S.A.S Actifac, société au capital de 2000€  inscrite au RCS de Dunkerque sous le n° B 914 433 438 dont le siège social se situe au 17, rue Marengo 59140 Dunkerque.

Ces CGV sont complétées par les Conditions Particulières de Vente lors de la signature du contrat. Par conséquent, tout autre document tel que publicité, notices, …, n’a qu’une valeur informative, non contractuelle.

La nullité ou l’inapplication temporaire ou même permanente d’une ou plusieurs clauses des CGV par Actifac ne saurait valoir renonciation de sa part aux autres clauses des CGV qui continueront à produire leurs effets.

 

Article 2 ~  Durée du contrat

Le contrat est souscrit à compter de sa date de signature pour une durée d’un an avec tacite reconduction d’un an sauf résiliation par l’une des parties du contrat qui devra respecter un préavis adressé par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) 3 mois avant l’arrivée du terme annuel.

 

 Article 3 ~  Nature des prestations de services

Une application informatique et mobile est mise à disposition des praticiens par Actifac qui prend en charge les frais et l’abonnement relatifs à ce service ainsi que les durées d’abonnements. Les frais pris en charge par Actifac comprennent l’abonnement mensuel au logiciel et les frais de la mise en service par utilisateur. En signant ce contrat avec Actifac, le praticien bénéficie de l’ensemble des prestations listées dans les Conditions particulières de vente sous réserve qu’il utilise le logiciel référencé par Actifac. En effet, la prestation transitoire permet au praticien de confier les codes utilisateurs du logiciel auquel il est abonné à Actifac afin de réaliser sa facturation. Dans ce cas, la prestation sera adaptée aux obligations contractuelles et aux possibilités du logiciel utilisé par le praticien. Cette particularité sera détaillée dans les « autres dispositions particulières » des conditions particulières de vente. La prestation transitoire est mise en place dans l’attente que le praticien souscrive son abonnement au forfait mensuel forfaitaire chez Actifac soit au terme de l’abonnement en cours du praticien. La souscription à la prestation optionnelle permet au praticien de bénéficier d’une option complémentaire listée également dans les Conditions particulières de vente. Il est précisé qu’il n’existe aucune obligation d’exclusivité du praticien envers Actifac.

 

Article 4 ~  Les autorisations

4.1 ~ Le praticien doit tout mettre en œuvre pour que Actifac puisse réaliser la saisie des actes et l’édition des feuilles de soins en vue de procéder à la télétransmission aux différentes caisses d’assurance maladie.

Le praticien autorise Actifac à transmettre les feuilles de soins et toutes pièces nécessaires aux caisses d’assurance maladie et autres organismes payeurs.

L’édition des factures peut se réaliser sous différents modes :

• Le mode dégradé / désynchronisé : Actifac prépare la facturation au regard de l’attestation d’assurance maladie et des données confiées par le praticien qui n’est pas en possession de la carte vitale du patient. Actifac télétransmet les données en l’état.

• Le mode TLA : Actifac prépare la facturation au regard de l’attestation d’assurance maladie et des données confiées par le praticien qui chargera et déchargera la carte vitale chez le patient. Ce mode passera donc en mode sécurisé à l’issue de cette opération.

• Le mode dégradé : lorsque le praticien décide de ne pas utiliser la carte vitale du patient (ex : facturation HAD - SSIAD) ou lorsque le patient n’est pas en capacité de signer.

4.2 ~ Le praticien s’il le souhaite peut se faire assister par Actifac dans la mise en place des conventionnements de tiers payant avec les organismes payeurs et les mutuelles, il s’engage à fournir à Actifac tous les documents nécessaires et notamment son Relevé d’Identité Bancaire pour la constitution des dossiers et il autorise Actifac à leur transmissions aux organismes concernés.

Par application des dispositions des articles 1984 et suivants du Code civil, le praticien donne expressément mandat à Actifac, qui l’accepte, aux fins de mettre en place en son nom et pour son propre compte toutes les démarches administratives nécessaires à la mise en place du tiers payant avec les organisme payeurs.

La mise en place de cette organisation nécessite du praticien de remplir, dater et signer une fiche d’autorisation de délégation des conventionnements qui sera annexée au contrat à Actifac.

 

Article 5 ~  Obligations du praticien

5.1 ~ Le praticien renseigne le formulaire d’abonnement pour ouvrir ses droits à l’utilisation du logiciel de facturation.

5.2 ~ Durant toute la durée du contrat, le praticien s’engage à utiliser les applications proposées dans le cadre de la prestation fournie et s’engage à communiquer également à Actifac l’ensemble des données nécessaires à la gestion administrative des dossiers qu’il lui a confié.

Toutefois, Actifac peut sous autorisation expresse  du praticien collecter des données auprès du patient afin de finaliser la saisie des éléments de couverture sociale et d’assurance complémentaire.

Nb : Les données nécessaires à la gestion administratives comprennent :

• Ordonnances médicales du patient (le dispositif SCOR rend l’envoi des ordonnances obligatoire).

• Couverture sociale et assurance complémentaire du patient.

• Fiche planning renseignée qui sera annexée au contrat, datée et signée par le praticien.

Il est rappelé que le praticien s’engage à respecter les dispositions de l’article R.4312-81 du Code de Santé Publique : « sont interdits toute fraude, tout abus de cotation ou indication inexacte portant sur les actes effectués. »

Etant précisé dans les Conditions particulières de vente que Actifac peut proposer des conseils en matière de cotation des actes effectués par le praticien, ce dernier reste le seul et unique responsable des cotations télétransmises ou envoyées, la responsabilité de Actifac ne pouvant à aucun moment et en aucune manière être recherchée pour toute erreur ou abus de cotations constatées.

5.2 ~ Le praticien s’engage à communiquer à Actifac et sans délai, tout changement qui interviendrait dans sa situation professionnelle déclarée lors de la signature du contrat.

5.3 ~ Le praticien s’engage à respecter l’ensemble de ses obligations professionnelles et plus particulièrement les dispositions des articles R.4312-1 à R4312-92 du Code de la Santé Publique et toute réglementation en vigueur régissant sa profession. Actifac ne saurait voir sa responsabilité engagée, directement ou indirectement, pour tout manquement par le praticien à une quelconque de ses obligations professionnelles.

 

Article 6 ~ Garanties et responsabilité

6.1 ~ Actifac s’engage à accomplir les prestations listées dans le contrat avec toute la promptitude requise. Il est précisé que Actifac est assujettie à une obligation de moyens et non de résultat. Sauf faute avérée de sa part, sa responsabilité ne saurait donc être engagée.

Il est précisé au praticien qu’Actifac pourra être amené à suspendre la prestation de service en cas de risque pour le bon fonctionnement de la sécurité des logiciels ou des équipements, ou encore en cas de fraude détectée, d’usage abusif ou illicite.

Actifac décline toute responsabilité concernant des soins facturés et les contentieux entre le praticien et les organismes concernés par l’exercice de son activité.

De façon générale, Actifac sera dégagé de toute responsabilité et ne sera exposé à aucun risque de résiliation de son fait, s’il est établi que l’impossibilité d’exécuter ses obligations est imputable à un cas de force majeure, soit à un événement imprévisible, extérieur et insurmontable. Dans cette situation et sauf accord contraire des signataires du contrat, celui-ci sera suspendu durant toute la durée de l’événement.

6.2 ~ Actifac est tenu par une clause de confidentialité précisant qu’il:

• s’engage de respecter et de faire respecter par l’ensemble du personnel travaillant sous sa responsabilité le secret médical attaché aux données qui lui sont confiées.

• intègre dans les contrats de travail de son personnel une clause de confidentialité précisant les obligations en matière de secret professionnel et que l’ensemble de son personnel est sensibilisé régulièrement et se conforme à l’ensemble de ces obligations.

• veille à ce qu’il n’y ait aucune atteinte au secret professionnel et met en place toutes mesures pour assurer la sécurité des informations confiées dans le cadre de sa mission.

6.3 ~ Actifac s’engage à former l’ensemble de son personnel amené à prester la facturation et à l’utilisation du logiciel dédié, à suivre et se conformer à la formation de la Nomenclature Générale des Actes Professionnels (NGAP) ainsi qu’à mener un processus d’amélioration continue des pratiques au sein de l’entreprise.

 

Article 7 ~ Les modalités de paiement

7.1 ~ Les prix des prestations fournies par Actifac sont mentionnées dans les Conditions particulières de vente qui seront annexés au contrat.

La facture sera établie mensuellement au regard des options choisies et s’étalera du premier au dernier jour du mois.

Sauf accord explicite confirmé par Actifac, le paiement s’entend comptant et sans escompte et devra intervenir aux dates d’exigibilité mentionnée dans les Conditions particulières de vente.

Le praticien aura le choix d’un paiement par chèque ou par mandat de prélèvement SEPA.

Les éventuels frais bancaires liés aux transactions resteront à la charge du praticien.

7.2 ~ Tous défaut de paiement aux échéances donnera lieu à l’application, de plein droit, de pénalités de retard mensuelles au taux légal + l’application du forfait recouvrement de 40€. Les pénalités de retard commencent à courir dès le lendemain de la date d’échéance indiquée sur la facture et sans préjudice pour Actifac de suspendre le contrat jusqu’au complet paiement des sommes dues.

Tout incident ou défaut de paiement d’une facture à son échéance entrainera en outre la facturation d’une pénalité forfaitaire de recouvrement de 15€ par rejet de prélèvement ou de chèque.

Les frais de recouvrement forcé (frais d’huissier, honoraires d’avocat, débours, …) seront également mis à la charge du praticien, sur justificatifs.

Dans le cas où le praticien serait mis en défaut de paiement ou en cas de suspension ou de résiliation de contrat à sa demande, le tarif d’abonnement au logiciel de facturation pris en charge par Actifac usuellement, sera facturé en sus au praticien afin de couvrir les mensualités dues au fournisseur ADD-LIB selon le tarif en vigueur au 01/01/2021.

7.3 ~ En cas de révision de tarifs pratiqués par Actifac, un avenant au contrat devra être signé par les différentes parties.

 

Article 8 ~ Suspension de contrat

Le contrat ne pourra être suspendu que dans les cas suivants :

• Actifac pourra décider de suspendre le contrat du praticien en cas de non-paiement des prestations, 30 (trente) jours après réception d’une mise en demeure adressée par LRAR, visant expressément la présente clause de suspension. La suspension sera effective durant toute la durée où le praticien n’aura pas honoré et régularisé l’impayé.

• Le praticien pourra suspendre le contrat pour une durée n’excédant pas 6 (six) mois. Cette suspension prendra effet après finalisation du traitement en cours des prestations effectuées pour son compte.

 

Article 9 ~ Résiliation du contrat

Le contrat ne pourra être résilié que dans les cas suivants :

• En l’absence de sollicitation de la part du praticien pour le traitement de ses feuilles de soins pendant une durée consécutive de 3 (trois) mois, auquel cas, passé une mise en demeure adressée par LRAR, restée infructueuse au bout de 30 (trente) jours, le contrat pourra être résilié.

• En cas de résiliation du contrat par l’une des parties, signifiée LRAR, moyennant le respect d’un préavis de 30 (trente) jours . Dans cette hypothèse,  le contrat devra continuer à s’exécuter jusqu’à son terme effectif afin que chacune des parties respectent leurs obligations contractuelles.

• Si en cas de manquement aux obligations contractuelles, le contrat pourra être résilié à la sollicitude de la partie lésée et si le contractant n’a pas dans les 30 (trente) jours après la réception de la mise en demeure adressée par LRAR, mis tout en œuvre pour remédier à ce qui lui est reproché.

• En cas de liquidation judiciaire ou dissolution anticipée de l’une des parties : en cette hypothèse, le contrat se trouvera résilié immédiatement de plein droit.

 

Article 10 ~ Propriété

10.1 ~ Les informations communiquées par le praticien à Actifac dans le cadre du contrat restent de la propriété exclusive du praticien (ordonnances, documents administratifs divers, …). Toute exploitation en dehors des prestations fournies par Actifac est interdite et expose le contrevenant à des poursuites.

Si au terme de la résiliation du contrat le praticien souhaite se faire transférer les documents traités par Actifac dans le cadre de son activité, ce transfert ne pourra concerné que son fichier patient sous format papier à l’exclusion de toutes autres données. Cette demande se fera par LRAR dans un délai n’excédant pas 1 (un) mois. Actifac s’engage à les restituer par LRAR moyennant le coût de l’envoi dans un délai de 15 jours à réception de la demande. Au-delà de cette période, les documents seront supprimés et Actifac se dégage de toutes responsabilités quant aux obligations du traitement de l’archivage.

10.2 ~ La dénomination Actifac, son nom, son domaine, et tous signes distinctifs de Actifac, demeurent de sa propriété exclusive, seul titulaire des droits de propriété industrielle et intellectuelle sur ces dénominations et signes distinctifs. Le praticien s’engage à n’en faire aucun usage susceptible d’y porter atteinte.

 

Article 11 ~ Loi informatique et liberté - Règlement Général sur la Protection des Données

La souscription au contrat suppose la collecte par Actifac d’un certain nombre d’informations personnelles concernant le praticien. Les données collectées sont nécessaires à l’exécution et au respect des obligations contractuelles de Actifac. Ce dernier conserve ces données à cette seule fin et s’engage à ne pas les utiliser dans un autre cadre, ni à les transmettre à des tiers, hors accord express du praticien ou cas prévus par la loi.

Conformément à la loi Informatique et Liberté et au Règlement Général sur la Protection des Données, le praticien dispose d’un droit d’opposition, d’interrogation, d’accès et de rectification des données qu’il a fourni. Pour cela, il lui suffit d’en faire la demande à Actifac, en la formulant par courriel à : accueil.secretariat@actifac.com , ou encore par courrier postal à l’adresse suivante : Actifac, 17, rue Marengo 59140 Dunkerque.

Par ailleurs, les coordonnées et données médicales numériques reçues par Actifac de tous les patients du praticien sont détruites et conservées en format papier une fois externalisées chez l’hébergeur, qui s’engage à restituer sous 10 jours à l’expiration du contrat toutes les données dans un format informatique standardisé et transmis sur support numérique chiffré envoyé par LRAR. Un courrier contenant la clé de déchiffrement est envoyé par LRAR séparée et différée de 24 heures. Les données seront définitivement effacées des serveurs après réception de l’attestation de bonne réception des données émise par l’abonné. Ainsi, à l’issue du contrat, l’hébergeur se dégage de toute responsabilité quant aux obligations du responsable du traitement touchant à l’archivage des données. Le praticien peut faire la demande d’une prestation payante de restitution des données avant le terme du contrat à des fins d’archivage.

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Article 12 ~ Incessibilité du contrat

Le contrat est conclu intuitu personae, et ne pourra par conséquent ni être transféré ou cédé, pas plus que les droits et obligations qui y figurent, par l'une ou l'autre des parties sans l'accord de l'autre partie.

 

Article 13 ~ Loi applicable - Tribunal compétent

Le présent contrat est soumis au droit français. Tous différents ou litiges concernant l’interprétation ou l’exécution du contrat sera porté devant le Tribunal de Commerce de Dunkerque.